個人情報保護方針
行政書士・社会保険労務士 建山事務所（以下「当事務所」という。）は、業務を受託しているお客様の個人情報の保護を最も重要な責務の一つと認識し、当該個人情報を適切に管理および保護するため、プライバシーポリシーを定め、これを公表します。
1.法令等の遵守
当事務所は、個人情報の保護に関する法令、行政書士法、社会保険労務士法及び当事務所の機密保護の基準に従って、常にお客様の情報を厳格に管理し、個人情報を守ります。
2.取得、利用目的
当事務所は個人情報を次の利用目的の範囲内で取得、利用します。以下に定めのない目的で個人情報を利用する場合、あらかじめお客様の同意を得たうえで行います。
- お客様から受託した業務遂行に必要な範囲での取得・利用
- 官公署に提出する書類の作成及び提出についての代理業務又は提出代行
- 権利義務又は事実証明に関する書類作成、代理業務又は提出代行
- 上記に関する相談業務
- お客様からお問い合わせいただいた相談への回答
- 当事務所からのご連絡やお知らせ、季節のご挨拶
3.従業者の教育、監督
当事務所は、当事務所の従業者に対して、お客様の情報の適切な取り扱いに関する教育を行います。また、当事務所においては、必要な権限を与えられた者だけがその情報にアクセスできます。事務所の個人情報保護に関する基準に違反した者は、定められた処分に処されます。
4.公表、開示
当事務所は、次の各号による場合を除き、お客様の情報を他人に開示または公表することはありません。なお、お客様の従業員からの直接の開示請求については、事業主を経由して回答します。なお、開示内容により手数料が発生することがあります。
- お客様の指示がある場合
- 警察、裁判所、法令による開示命令等公の機関から正当な理由が示された場合
- 労働・社会保険関係諸法令に基づく法律により必要とされる場合
- 前各号に準ずる正当な理由がある場合
5.業務委託
原則として、当事務所は外部に業務を再委託することはありません。ただし、正当な理由がある場合には、お客様の同意を得て、業務の一部を当事務所以外のものに委託することがあります。この場合には、当該再委託先に対して必ず当事務所の機密保護基準に従うこと、および基準遵守状況確認のための監査ができることを要求します。
6.第三者への情報提供
当事務所は、お客様の同意を得ることなく、外部組織・団体との間で個人に関する情報を共有すること、および第三者に提供しません。
7.個人情報の加工
当事務所は、取得した個人情報を、お客様の同意または指示を得ずに変更することはありません。
8.廃棄処分
取得した個人情報の法定保存期間を経過し、廃棄するときは、シュレッダーを使用するか、専門の機密保護契約を結んだ外部業者に委託して行います。
9.ＷＥＢ上の管理
個人情報を取り扱うパソコンは必要充分なファイアウオールおよびウイルスチェック機能を装備し、外部に持ち出すパソコンは起動時の認証機能を利用します。
10.連絡窓口の専任
お客様との個人情報に関する連絡等はお客様が指定した担当者を通して行います。
11.問合せ窓口
当事務所のプライバシーポリシーについては、下記の連絡先までお問合せください。
プライバシーポリシー関するお問い合わせ先
行政書士・社会保険労務士 建山事務所
行政書士 建山潤二
社会保険労務士 山本香織
大阪市東住吉区山坂3-13-10-401
電 話：06-6796-8650（平日 9:30～17:30）
2021年9月16日 制定
特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針
社会保険労務士建山事務所（以下、「当事務所」という。）は、社会保険労務士として行う業務を通じて取扱う関与先の皆様の特定個人情報等及び当事務所の従業者等の特定個人情報等の厳格な保護を重大な社会的責任と認識し、特定個人情報等の適正な取扱いの確保について当事務所とし取り組む本基本方針を定めます。
1.特定個人情報等の取扱いの範囲、体制について
当事務所は、個人番号を取り扱う事務の範囲及び特定個人情報等（事務において使用する個人番号及び個人番号と関連付けて管理する個人情報、氏名、生年月日等）の範囲を特定し、事務取扱担当者を明確にします。また、特定個人情報取扱規程を策定し、特定個人情報等を取り扱う体制の整備を行います。
2.安全管理措置について
当事務所は、特定個人情報等の安全管理措置に関して、特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の特定個人情報等の適切な管理のために、別途「特定個人情報取扱規程」を定め、これを遵守します。
特定個人情報等の取扱いに際し、第三者へ業務を委託する場合は、事前に顧問先の皆様の許諾を得て、十分な管理体制を有する委託先を選定し、必要かつ適切な指導・監督を行うものとします。
3.関係法令・ガイドライン等の遵守について
当事務所は、個人情報及び特定個人情報等に関する法令、国が定める指針、特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）、及びその他の規範を遵守し、特定個人情報等の適正な取扱いを行います。
4.特定個人情報等に関する問合せ窓口
本人からの特定個人情報等の取扱いに関する苦情、問合せについては、適切かつ迅速な対応を行うための体制を整えます。当事務所における特定個人情報等の取扱いに関するご質問や苦情に関しては下記の窓口にご連絡ください。
本方針は、全従業者に周知、徹底するとともに、当事務所外に対しても公表します。
また、従業者の教育、啓発に努め、特定個人情報等保護意識の維持向上を図ります。
◎当事務所が、当事務所の従業者又は第三者から取得する特定個人情報等及び委託契約に基づき取得する特定個人情報等の利用目的は、以下に掲げる個人番号を取り扱う事務の範囲内とします。
| 対象 | 利用目的 |
|---|---|
| 従業者に係る個人番号関係事務 |
|
| 従業者以外の個人に係る個人番号関係事務 |
|
| 委託契約に基づく個人番号関係事務 |
|
特定個人情報の取扱いに関するお問い合わせ先
社会保険労務士 建山事務所
特定個人情報管理責任者 山本香織
大阪市東住吉区山坂3-13-10-401
電 話：06-6796-8650（平日 9:30～17:30）
2016年1月1日 制定
2023年11月9日 最終改定